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凯里学院财务报账细则


作者:    来源:    日期:2016年10月18日 14:35

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凯里学院财务报账细则

 

第一章      总则

第一条          为进一步加强我校财务管理,规范财务行为,促进我校

经济活动健康有序发展,根据《会计法》、《高等学校会计制度》、《黔东南州州级党政机关差旅费管理办法》、《关于实施黔东南州州级预算单位公务卡强制结算目录》等规定,结合我校实际制定本细则。

第二条          本细则适用于学校各项经费,包括部门、分院基本运行

经费、专项经费、科研经费等。

第三条          经费审批规定

1.  严格收支两条线原则。各部门、单位的一切收入必须纳入学

校计财处统一管理、集中核算,严格执行收支两条线管理规定,严禁公款私存,杜绝“小金库”。

2.严格预算管理。各级领导审批经费支出时,要以学校当年下达的预算项目和指标数为基准,不得超预算无预算审批经费支出。

3.坚持“谁审批,谁负责”的原则。各级领导审批经费支出时,要严格执行国家财经法规和学校财务规章制度,坚持专款专用和经费开支标准,并对所审批经费内容的真实性、合理性、合法性负责。

 

第二章      报账须知

 第四条  票据须知

1.票据的分类

工作部门和教学分院发生费用开支索取票据后统一交部门或分院报账员,报账员根据收集的票据分为两大类,一类是购买日常办公用品、实验耗材、设备等等发生支出的票据;一类是出差发生支出的票据。

2.票据粘贴

将发票按照报销审批单类别进行分类,在发票粘贴单上按“小票在上,大票在下”的要求,从左至右呈阶梯状依次粘贴(不得用订书机钉),并在发票粘贴单上写好发票金额及发票张数,粘贴的票据不能超出报销单页面的长度和宽度。

3.报销从外单位取得的发票须印有国家税务局监制章,并加盖单位发票专用章,收据或结算票据须印有财政监制章,并加盖填制单位财务专用章。

4.发票必须填写完整、清晰,不能涂改。内容包括:付款单位名称、日期、物品名称、规格、型号、数量、单价、金额(大小写一致)等。

5.原始发票或收据遗失,如情况特殊,则需办理以下手续后方可凭发票或收据复印件报销。

(1)发票或收据复印件上须加盖收款单位财务专用章。

(2)经办人书面承诺原始发票或收据未在任何单位报销或退款。

(3)所在单位负责人或相关职能部门负责人审核确认,并加盖公章。

(4)因票据复印件报销而引起的经济或法律责任,由经办人自己承担。

6.发票上的付款单位应为“凯里学院”,不能是个人名字或空白。

 第五条  借款须知

1.办理借款仅限于学校入编在职教职工本人。

2.按公务卡强制结算目录范围、《中国人民银行现金管理条例》

及《黔东南州行政事业单位现金管理暂行办法》,原则上不办理现金借款,因特殊原因确需借款的,借款时需如实详细填写《领(借)据》,并按相关财务制度规定办理审批手续。大额现金(5000元及以上)借款应提前两天预约,并提交经费支出预算方案。

3.借款必须一事一借,一事一清,所借款项必须在限定期限内结算,前账不清,后账不借。

4.办公经费借款需在借款后十五日内办理报销手续。(如遇节假日及财务结账等事项,报销结算期限顺延。下同)。

5.科研课题费原则上不予借款,特殊情况经学校分管领导审批后借款的,需在借款后一个月内办完报销结算手续。

6.差旅费借款需在返校后十五日内办完报销结算手续。

7.在外攻读学位学费、在职参加进修或培训的费用借款在取得学位证书或结业证书后一个月内办完报销结算手续。

第六条  费用报销须知

1.根据报销的经济事项内容在《凯里学院费用报销审批单》上填写报销部门,报销项目大类名称,具体经办人员,报销项目具体名称,票据张数,经费开支渠道,开支金额大、小写。

2.报销项目涉及到购买办公用品、实验耗材的应提供详细清单,单笔金额在1千元以上的应办理材料验收入库手续;购买零星设备应事先向分管校领导提出书面报告,获同意后才能购买;购买图书不论金额大小一律办理固定资产入库手续;购买大宗实验室设备应有政府采购合同;购买设备达到固定资产标准的应办理资产入库手续。

 3.报销公务接待费应有接待函(原件),同时提供学校党政办已审核的接待费用审批表,写明来访单位人员、陪同人员及其姓名、职称(职务),接待标准按《黔东南州州直机关公务接待管理办法(试行)》(黔东南党办发〔2014〕42号)文件规定执行,同时需附就餐菜单。

4.报销专家咨询费、搬运费等劳务费应附加说明支付费用的理由,并附收款人身份证复印件(学生可提供学生证复印件)、收款人收据和联系电话。

第七条  差旅费报销须知

1.职工出差应先向分院或部门主要领导提出申请,填写凯里学院出差审批表,经主要领导同意后方能出差。课题调研出差,由科研处主要领导审批。

出差人员出差应一事一单,如果某时间段内有到州外、州内出差, 应就不同时间段分别填报差旅费用报销单,发生的住宿费要求用公务卡结算。

 2.出差人根据出差审批表内容填写《凯里学院差旅费报销单》,包括:出差人员姓名、工作部门、职称或职务、随行人员(应写全部人员姓名,不能写某某等)、出差期间、出差目的地、出差事由、起止日期和行程摘要、交通工具选择项在飞机、火车、汽车栏下对应填写金额、住宿天数、标准和住宿金额,填写票据张数和经费开支渠道。

3.出差人员交通工具的选择,按州财政局(州财行〔2014〕18号)规定标准执行。

4.出差期间伙食补助按州财政局(州财行〔2014〕18号)规定:州外每人每天100元、州内每人每天80元;市内交通费州外每人每天80元,州内每人每天30元;单位派车出差的,不报销市内交通费;国家规定的省、州出差特殊标准,按国家省、州文件规定标准报销。

5.出差住宿标准按(州财行〔2016〕41号)文件规定执行。

6.报销差旅费时应提供往返行程票据和住宿入住结算清单。

7.出租车发票一律不予报销。

第八条  会议费、培训费报销须知

1.报销由学校承办的会议费应有召开会议的文件、会议日程安排、来宾签到表、会议住宿和餐饮标准。

2.参加会议或培训的费用报销须提供加盖承办单位公章的书面会议通知原件。

3.培训差旅费、会议差旅费分两种情况填报,一是政府部门或上级教育行政主管部门主持召开的培训、会议按参会文件规定执行,参会期间不能报销公杂费;二是学会、协会等行业主持的培训、会议按(州财行〔2014〕26号)文件规定:省外每天450元包干,州外每人每天380元包干,州内每天350元包干。包干费用含会务费、培训费、食宿费、公杂费、资料费。会议注册费、会务费、培训费、资料费等相关费用须与差旅费同时报销。以会议或培训名义组织发生的旅游费用不予报销。相关标准按《黔东南州州级党政机关培训费管理办法》(州财行〔2014〕26号)文件规定执行。

4.会议费、培训费标准按《黔东南州州级党政机关培训费管理办法》(州财行〔2014〕26号)和《黔东南州州级党政机关会议费管理办法》(黔东南州党办发〔2014〕30号)文件规定执行。

在填写各类报销单时应在经费开支渠道栏按学校当年《财务收支预算》中的项目名称填写。

第九条  科研课题经费报销须知

科研课题经费报销除按费用或差旅费报销须知要求外,还应注意:

1.课题项目负责人立项后提交项目研究范围及经费预算表到

计财处,报账时严格按照预算项目开支(与项目立项单位管理办法有冲突的按项目立项单位的项目管理办法执行)。

2.差旅费报销:应提供完整的往返交通费及住宿费发票,不能提供住宿费发票的,原则上只报销往返差旅费及途中补助。

3.办公耗材的比例控制在课题经费总额的10%以内。

4.劳务费、专家咨询费的比例分别控制在课题经费总额10%以内(与项目立项单位管理办法有冲突的按项目立项单位的项目管理办法执行),支付给个人劳务费金额在400元以上的必须转账。

5.报销时限:所报销的发票开具时间为课题立项前6个月及结题后6个月之内的发票(立项时间以上级下文时间为准,结题时间以学校下文时间为准)。

6.省部级以上课题报销前期经费不超过上级下达经费的5%。

7.科研项目因故中止或取消、结题后6个月内未报完结余课题经费的,所余经费由学校统筹安排用于其他科研经费使用。

8.开支渠道还应写明具体课题名称及财务核算编码(第一次报销课题经费的需提交课题立项文件,便于编制财务核算编码)。

9.科研处负责审核课题经费开支的时间及范围,计财处负责审核发票的合法性及开支标准(如差旅费、会议费标准)。

第十条  公务卡报销须知

1.购买办公用品、实验耗材、设备和公务接待、举办会议等开支金额在1千元(含1千元)以上的应通过公务卡或银行转账结算。已用经办人本人银行卡办理了银行转账结算的应附转账单据或汇款存根;已用公务卡办理结算的应附结算小票。

2.费用报销票据中有通过银行卡转账的票据、公务卡结算的票据和现金支付的票据,应分别填报费用报销单报账。

3.新办公务卡或第一次使用公务卡报账在报账时须提供刷卡人的姓名和公务卡号。

4.刷卡小票上显示的收款单位必须与发票上的单位名称一致;刷卡小票若有遗失,应到刷卡银行打印流水单(加盖银行业务章)作为报销凭据。

5.差旅费报销中有通过公务卡结算的,所有费用全部转入出差人的公务卡或银行卡内。

第十一条  基建、修缮等工程类报销须知

1.根据报销的经济事项内容在《凯里学院费用报销审批单》上填写报销部门,报销项目大类名称,具体经办人员,报销项目具体名称,票据张数,经费开支渠道,开支金额大、小写。

2.由施工单位提供合法有效的发票,加盖发票专用章,发票专用章名称与合同单位一致,并经项目经办人、项目监督员、项目负责人等认可。

3.第一次付款必须提供合同(或协议)原件、营业执照复印件、属招投标的应附中标通知书。

4.工程监理单位出具的支付进度表(或竣工结算报告)、验收有关手续(验收人员必须是正式在编职工)。

    5. 合同(或协议)规定需提供的其它有关事项。

第三章      报账流程及时间

 

第十二条  对内报账流程

校属各部门、各分院报账员(科研课题经费由课题负责人报给所属部门或分院汇总)根据所需报销事项按要求填写《凯里学院预约报账申请表》发至计财处邮箱:klxyjc@163.com。(申请时间为每周三)

计财处在两个工作日内根据学校资金情况审核后回复预约报账申请

在此期间报账经办人可按审批程序请领导签字

报账员或经办人将填写好的费用报销单、差旅费报销单交部门或分院分管财务领导(科研课题经费由科研处主要领导)对发生的经济事项确认进行审核签字。

 计财处会计人员审核签字

 计财处处长签字

 按经费开支渠道请分管校领导签字

计财处会计人员制单付款

 

第十三条  报账时间

预约报账申请时间为每周三,票据审核及报账时间为每天下午2:30-5:00(政治学习及业务学习除外)。每月末两个工作日及月初两个工作日为月度结账时间,原则上暂停报账。

 

第四章      附则

 

    第十四条  办理报账所需的《凯里学院预约报账申请表》、《凯里学院费用报销审批单》、《凯里学院差旅费报销单》、《劳务记录登记表》、学生各类补助发放表、国内公务差旅审批单、国内公务接待审批单等材料可在计财处网页上下载。

    第十五条  本细则由计划财务处负责解释。

    第十六条  本细则自发布之日起施行。

 

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